防城港市教育局关于进一步规范学生资助管理文件材料归档范围和保管期限的通知

发布日期： 2022-03-04 11:55

各县（市、区）教科局、市直各学校：

为进一步加强学生资助档案管理，实现学生资助档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我市学生资助工作情况，现将有关事项通知如下：

一、学生资助文件材料归档范围

凡是反映学生资助业务活动、具有日后查考利用和凭证价值的文件材料（含照片、录音、录像、实物、电子文件等）均属归档范围。

（一）需要贯彻执行上级、同级的学生资助政策和上级机关资助工作的文件材料，学校在执行上级、同级学生资助政策和上级机关资助工作文件过程中形成的文件材料。

（二）学校在学生资助管理和服务活动中形成的在维护国家、集体和学生权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（三）学校在开展资助育人活动过程中形成的具有查考价值的课题研究等文件材料。

二、文件材料不归档范围

（一）上级部门的学生资助文件材料中，普发性不需学校办理的文件材料；征求意见未定稿的文件材料等。

（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经学校研究讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、宣传稿；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的文件材料；不需贯彻执行的文件材料；不需办理的有关资助工作参考的文件材料。

（三）上级职能部门或同级学校供参阅的简报和其他材料。

三、永久保管的文件材料

（一）学校需贯彻执行的有关学生资助政策性文件材料和本校制定的重要规章制度、实施方案等。

（二）学校在开展学生资助管理及服务活动中形成的重要业务文件材料，自治区、市县级和校级资助工作考评和评优评先荣誉等材料。

（三）学校关于学生资助重要业务问题（含经费拨付、公开公示材料等）的请示、复函与上级机关（或职能部门）的批复、批示，重要的报告、年度计划与总结、资助发放凭证（签领表、确认表）、学年统计报表、学年统计台账等。

（四）学校组织开展学生家庭经济困难情况调查、学生资助对象申请、评估认定等资助工作中形成的业务文件材料。

（五）上级机关（或职能部门）开展资助专项重点督查审计结论性的批复或审计报告等。

四、定期保管的文件材料

（一）学校开展学生资助管理工作中形成的一般性工作报告、总结、统计报表等。

（二）学校关于资助工作一般性问题的请示与上级机关（或职能部门）的批复、批示。

（三）上级机关（或职能部门）常规的学生资助督查工作形成的一般性业务文件材料。

（四）学校针对学生、家长及社会资助信访问题等处理的文件材料。

五、其他事项

（一）学校资助工作资助业务活动对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。电子档案的保管期限与实体纸质档案的保管期限保持一致。

（二）学校资助工作和资助业务活动形成的科研类、财会类、设备类、声像类、实物类和电子类文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

（三）凡属学校归档范围的学生资助文件材料，必须按有关规定向学校档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

凡属不归档的文件材料，各部门要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

（四）文件材料的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（五）本通知中的学生资助管理文件材料是指防城港市各级各类学校在开展各项学生资助工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

附件：防城港市学生资助管理文件材料归档范围和保管期限表

防城港市教育局

2022年3月4日

附件：

防城港市学生资助管理文件材料归档范围和保管期限表

序号	基本范围	保管期限
一	综合类	—
	学校贯彻上级学生资助业务综合政策文件材料；学校制定的学生资助管理规章制度、实施方案、年度计划与总结等。	永久
	学校关于学生资助业务重要问题的请示与上级机关（或职能部门）的批复、批示，重要的报告以及学生资助信访问题处理等文件材料。	永久
	上级机关（或职能部门）开展资助专项重点督查审计结论性的批复或审计报告等。	永久
	学校获得自治区、市县级资助工作考评和评优评先荣誉等材料	永久
	上级机关（或职能部门）常规的学生资助督查工作形成的一般性业务文件材料。	30 年
	学校关于资助工作一般性问题的请示与上级机关（或职能部门）的批复、批示。	30 年
	学校开展学生资助管理工作中形成的阶段性的一般性工作报告、总结、统计报表等。	10 年
二	资助项目归档，按各教育阶段分项进行	—
（一）	学前教育资助项目文件材料
	学前教育资助——入园补助项目	—
	入园补助项目资助政策文件、实施方案、经费下达文件等。学前教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学前教育学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
（二）	义务教育资助项目文件材料	—
	义务教育——农村义务教育家庭经济困难学生生活费补助项目	—
	农村义务教育家庭经济困难学生生活费补助项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。义务教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
（三）	普通高中学生资助项目文件材料	—
1	高中教育——普通高中国家助学金项目	—
	高中教育普通高中国家助学金项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。普通高中学生资助工作计划、总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、学年统计报表、学年统计台账等。	永久
2	高中教育——普通高中免学费项目	—
	高中教育普通高中免学费项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。普通高中学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
3	高中教育——中央专项彩票公益金滋蕙计划教育助学金项目	—
	高中教育中央专项彩票公益金滋蕙计划教育助学金项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。普通高中学生资助工作计划、总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
4	高中教育——高中免学杂费项目
	高中教育普通高中免学杂费项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。普通高中学生资助工作计划、总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
（四）	中等职业教育资助项目文件材料	—
1	中等职业教育——国家助学金项目	—
	中职国家助学金项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。中等职业教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
2	中等职业教育——国家免学费项目	—
	中职国家免学费项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。中等职业教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、部门间系统比对结果截图等困难佐证材料。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
3	中等职业教育——自治区人民政府奖学金项目	—
	中职自治区人民政府奖学金项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。中等职业教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生先进事迹典型案例、学生资助对象申请、评审认定、公开公示材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
4	中等职业教育——国家奖学金项目
	中等职业教育国家奖学金项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。中等职业教育学生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	获奖学生典型案例、学生资助对象申请、评审认定、公开公示材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
（五）	大学新生资助项目文件材料	—
1	大学新生资助——自治区资助家庭经济困难大学新生入学短期生活费和路费项目	—
	自治区资助家庭经济困难大学新生入学短期生活费和路费项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。家庭经济困难大学新生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、公开公示材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
2	大学新生资助——中央专项彩票慈惠计划项目	—
	中央专项彩票公益金润雨计划项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。家庭经济困难大学新生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、公开公示材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
3	大学新生资助——其他部门资助项目	—
	其他部门资助项目资助政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件等。家庭经济困难大学新生资助工作计划、工作总结或工作报告。	永久
	学生经济困难情况调查、学生资助对象申请、评审认定、公开公示材料等。	永久
	资助发放文件材料：资金到账凭证、资助发放凭证（确认表）、银行集中统一发放清单、受助学生名单汇总表、学年统计报表等。	永久
（六）	农村义务教育学生营养改善计划	—
	农村义务教育学生营养改善计划政策文件、学校学生资助实施方案、经费下达文件、工作计划、总结或工作报告。	永久
	受益学生评审认定、签名确认，农村义务教育学生营养改善计划实施过程中的公开、公示信息材料、出入库清单等材料。	永久
	资金文件材料：资金到账凭证、陪餐缴费凭证、食材采购（报销）凭证、月结算报表、学年统计报表等。	永久

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